En todo tipo de proceso que se ejecute a partir de una planificación y se esperen ciertos resultados deben existir ciertos controles, ya que es la única forma que se tiene para asegurar que el emprendimiento siga el curso esperado o que por el contrario se está descarrilando.
Ahora, imagina que pasaría si no se entablan ciertos mecanismos de medición: El proyecto podría salir de acuerdo con lo planificado sin necesidad de ajustarlo en el camino… Pero siendo sinceros, sucede en muy pocas ocasiones. ¡Las intervenciones forman parte del proceso!
Así que lo más probable es que apenas surja el primer inconveniente la falta de información promueve una dinámica de errores que terminará en desastre.
Pero lo más positivo de todo esto es que los grandes directores de proyectos ya tienen clara esa premisa. De hecho, en la actualidad es casi imposible encontrar proyectos de gran o mediana envergadura que no den cabida al control.
Y eso lo logran gracias a ciertos artificios cuantitativos: ¡Los KPIs! Una denominación escueta que engloba mucha información.
Una vez dicho eso entonces. ¿Qué es un KPI? Lo primero que debes saber es que son las iniciales de Key Performance Indicator que en castellano vendría significando “Indicador clave de rendimiento”. Por sí mismo su nombre ya indica de qué va. ¿Verdad?
Los KPIs son métricas que permiten determinar el grado del buen o mal rendimiento del proceso que está siendo evaluado. El proceso es simple: Te fijas una meta para luego intentar conseguirla… Y durante ese proceso extraes medidas exactas en formato cuantitativo que te permitirán tomar decisiones.
¿Introducir mejoras o dejar que el proyecto siga su curso? Los KPIs te brindarán la orientación necesaria para tomar el mejor rumbo.
¿Para qué sirve un KPI?
En líneas generales un KPI te puede ofrecer una infinidad de información sobre algo en específico. Sin embargo, es difícil encasillar cuáles son sus utilidades porque todo dependerá de dos factores: La naturaleza del proceso que se evalúa y el diseño del propio KPI.
Pero más allá de eso intentemos dar una respuesta a la interrogante: ¿Para qué sirve un KPI? Para ello es necesario tener en cuenta que estos indicadores son finitos. Eso quiere decir que miden lo que sucede en un periodo de tiempo determinado…
En consecuencia, un Key Performance Indicator sirve para evaluar la eficiencia de algo durante un periodo de actuación fijado previamente.
Lo mencionado es un factor clave que muchos pasan por alto. ¡Pero no debe ser así! Debido a que las propiedades de un mismo fenómeno suelen ser cambiantes. Tan solo imagina estudiar el rendimiento de las campañas de marketing actuales con los mismos parámetros en que se analizaron en los años 70.
¿Eso sería absurdo cierto? Por supuesto. ¡Las reglas cambian! Por eso las empresas conscientes de la utilidad de los KPI suelen tener personal especializado para diseñarlos.
Junto a todo lo que te hemos mencionado se puede añadir que un KPI sirve como ente generador de cambio. Son como una especie de sensor o filtro que pueden desmontar los planes de una agencia.
En resumen, son el factor de seguridad con el cual cuentan los directores de proyecto para prevenir errores… Después de todo, si algo no está saliendo conforme al plan los KPIs te notificarán.
Así que debes ser lo suficientemente perspicaz como para diseñar y poner en marcha indicadores que regulen todas tus actividades críticas. Tal como reza aquel viejo refrán: “Es mejor prevenir que curar”.
¿Por qué son tan importante los KPI?
La importancia de los KPI está más que demostrada pues permiten controlar todo tipo de procesos. Pero para hacértelo un poco más fácil revisa la siguiente lista de las utilidades que un KPI puede ofrecerte:
- Organiza los esfuerzos de tu equipo de trabajo: Cuando se trata de empresas o proyectos de gran calado es posible que cada quien libre su propia batalla. Con la irrupción de los KPIs eso no va a más… Los resultados cuantitativos son los que marcarán el camino a seguir para todos y cada uno de los miembros del equipo de trabajo. Se fomenta una cultura colaborativa para trabajar en pro del mejoramiento de los resultados organizacionales.
- Aclaran el panorama actual de tus proyectos: Tu proyecto tiene un punto de partida y por supuesto una meta. ¿En qué fase de ese camino te encuentras? Los KPIs responderán a esa interrogante. Es posible que te encuentres más avanzado de lo que esperas o que por el contrario estés estancado. Incluso cuando todo va de acuerdo a lo planificado la información obtenida te puede servir de referencia para introducir nuevas optimizaciones.
- Permite tomar decisiones certeras en el momento preciso: Este punto va en línea con el anterior… Desde el momento en que extraes datos y los procesas para obtener información tangible solo queda una cosa por hacer. ¡Actuad en función de esos resultados! Sin embargo, es necesario que te rodees de un equipo de trabajo crítico. Muchos utilizan los KPIs ideales, pero luego fallan en su análisis.
- Sirven como formato para realizar auditorías: Una buena forma de mantener el cauce de tu negocio donde debe estar es por medio de reportes periódicos de rendimiento. Se trata de documentos organizacionales que exponen los resultados de cada emprendimiento en términos cuantitativos. ¡Los indicadores pueden ser un respaldo bastante válido!
Ventajas de definir tus KPIs
- Por naturaleza son datos puros y duros que no son susceptibles a interpretaciones vagas. Los números hablan por sí solos. ¡Todas las cartas sobre la mesa!
- Permiten comprender la dinámica entre el proyecto y su entorno.
- Son una gran fuente de información para los encargados de un proyecto.
- Se pueden aplicar en casi la totalidad de procesos que puedan llevarse a cabo en un proceso industrial o semi-industrial.
- Sustentan toda decisión posterior a su aplicación. De forma tal que cada paso mejore las prestaciones de su antecesor para dar lugar a un proceso iterativo que lleva al logro de resultados.
¿Qué hace un KPI que sea efectivo?
Ahora que ya sabemos qué es un KPI, la respuesta a esta pregunta puede parecer escueta pero la realidad es que solo existe una forma de medir la efectividad de un KPI: ¿Te ofrece resultados que te permiten mejorar? ¿Son datos tangibles y útiles para la gestión del proyecto de marketing?
Si respondiste con un rotundo “si” a esos planteamientos. ¡Sigue adelante que ese indicador es efectivo! De lo contrario te invitamos a replantear.
¿Qué es un KPI Smart o inteligente?
Todo esto no se trata de crear indicadores a diestra y siniestra. ¡No! Debes hacerlo de manera consciente. Y una buena forma de hacerlo es por medio de los KPIs SMART.
¿Sabes de qué tratan? Estos reciben su denominación a partir de las iniciales de cuatro cualidades no negociables entre ellos:
- Specific – Específicos: Es necesario que tengas bien claro cuál será el proceso que estudiarán tus indicadores. Si no lo sabes tú como director de proyecto. ¿Entonces quién?
- Measurable – Medibles: Para ello debes tabular una escala cuantitativa que sirva para definir cuándo un resultado es bueno o malo.
- Attainable – Alcanzables: ¡No te exijas objetivos imposibles! Ponte metas realistas o de lo contrario puedes terminar frustrado/a.
- Relevant – Relevantes: Debe ser significativo para tu proyecto… No pierdas tiempo ni energía en medir cosas sin importancia real.
- Time Bound – Temporales: Fija un periodo de tiempo específico… Puede ser en lapsos mensuales, así como semestrales o anuales. ¡Tú decides! Pero delimita.
Tipos de KPIs
No todos los indicadores son iguales. ¡Todo lo contrario! Existen muchísimos tipos de KPI… Cada uno para cada ocasión. A continuación, te los presentamos:
- Estratégicos: Su premisa general es la de medir el grado de éxito de una empresa en función de sus objetivos. ¿Es capaz de conseguirlos? Por lo general se combinan dos o más indicadores para obtener una visión representativa.
- Operacionales: Estos también ponen la lupa sobre el comportamiento de la organización. Pero esta vez en un espectro temporal más corto… De esa forma se determina si determinado proceso es bueno o no.
- Unidades funcionales: Son mucho más específicas pues su objetivo es el de medir un sub-proceso dentro de un proyecto. La información que ofrecen suele ser muy decisiva.
- Avanzados vs atrasados: Su nombre hace referencia al momento de su aplicación. Por tanto, los avanzados ponen el punto de mira en proyectar lo que va a suceder… Mientras que los retrasados chequean los eventos que ya terminaron.
¿Cómo definir tus KPIs?
Para que una estrategia de KPIs sea efectiva debe ser capaz de medir los parámetros que pretende analizar. En caso contrario estarás recopilando y procesando información en vano. ¡Toda una pérdida de tiempo!
Y como no querrás que eso suceda debes empezar por definir tus KPIs. ¡Los que tu empresa o tu negocio necesitan! A continuación, te explicamos cómo hacerlo…
- ¿Qué se va a medir? Este es el punto de partida. ¡Si no sabes lo que quieres entonces estarás condenado al fracaso!
- Un KPI para cada objetivo: Cuando una empresa aborda un proyecto suele subdividirlo en diferentes fases… Entonces ata un indicador a cada una de esas etapas. De esa forma podrás conocer de inmediato cuando una de ellas falla.
- Fija los límites: Para ayudar a que todo esté más claro debes determinar el principio y el fin del análisis. De esa forma todos los miembros del equipo de trabajo tendrán las bases claras.
- ¡No abuses!: A veces menos es más así que no te sobrepases en la cantidad de indicadores a tener en cuenta. Uno por cada objetivo será un buen punto de referencia… De ahí en adelante solo incluye los que consideres estrictamente necesarios.
Pasos para una estrategia de KPI más sólida
- Crea un ecosistema de KPIs: Recién te comentamos que debes incluir un indicador para cada meta tangible. Esos debes combinarlos a la perfección con otros KPI tanto avanzados como retrasados… De esa forma te aseguras de que ningún detalle se te escape.
- Capacita a tu personal: ¡Este es un punto muy importante! De nada vale crear una estrategia infalible si tu equipo de trabajo no está comprometido con ella. Tienes que crear una cultura centrada en KPIs para que todos sean capaces de extraer y procesar los resultados.
- Aplica tus KPIs una y otra vez: Comienza a aplicarlos y extrae resultados. Luego de eso revisa si necesitas ajustar el indicador… Luego de eso impleméntalos de nuevo y sigue ese proceso interactivo. ¡Una y otra vez hasta obtener una base de datos que te permita tomar decisiones!
Ejemplos de KPIs
Ejemplos de KPI existen en cantidades industriales. Después de todo cada proceso y cada empresa pueden desarrollar indicadores ajustados a sus necesidades.
A continuación, te presentamos algunos de ellos:
KPI en finanzas
Las finanzas son muy complicadas pues un pequeño desajuste puede implicar grandes consecuencias. Por eso en este entorno se utilizan indicadores para medirlo todo… Desde los márgenes de beneficios hasta los ratios de capitales de trabajo. ¡Y muchos más!
KPI en ventas
¿Tu estrategia comercial es tan rentable como lo esperabas? Eso puedes comprobarlo con indicadores enfocados a la medición de la calidad de las oportunidades o el volumen de ventas. Incluso puedes segmentar tus análisis para saber en qué localidades te conviene concentrar tus operaciones.
KPI en Marketing
¡Es a lo que vinimos! En el contexto del marketing suceden muchas cosas… Con los KPIs puedes comprobar tu capacidad en el mercado. ¿Cuál es tu participación en el mercado? ¿El ROI de tu última campaña es positivo? ¿Cuántos clientes potenciales transformas en ventas?
KPI en servicios al cliente
Atender a los clientes no es tarea sencilla. Por eso es importante crear un sistema lo más optimizado posible, pero eso solo es posible mediante el análisis de los fallos. KPIs como el coste por conversión o el tiempo promedio de respuesta te serán de gran ayuda.
Como podrás haber notado los indicadores clave de rendimiento están por todos lados, así que no seas tú la excepción y ábreles el paso dentro de tu estrategia de marketing, puesto que ya sabes qué es un KPI. ¡Esa será la mejor decisión posible!
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